El Archivo General Universitario de la Universidad de Sonora se encuentra adscrito a la Secretaría General Administrativa. Cuenta con un Consejo Consultivo que apoya y asesora en la preservación y difusión del patrimonio documental de la Institución y con un Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental que colabora con la política archivística y los procesos de valoración documental.
El Archivo General Universitario está integrado por cinco áreas:
Coordinación de Archivos : Esta coordinación esta a cargo de la Subdirección de Archivo General Universitario. Es responsable de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, la administración de recursos humanos, financieros, materiales y de infraestructura. Coordina el Sistema Institucional de Archivos, los procesos archivísticos de sus áreas operativas, el Grupo Interdisciplinario y el Consejo Consultivo. Colabora en la vinculación, difusión y extensión de los servicios del AGEUS.
Coordinación de Archivos de Trámite y Unidades de Correspondencia: Coadyuva y asesora a los responsables de las Unidades de Correspondencia y Archivos de Trámite de la Institución en los procesos de recepción, registro, seguimiento, integración, organización, descripción y conservación de expedientes. Colabora en la capacitación y actualización en materia de gestión documental y administración de archivos para la implementación del Sistema Institucional de Archivos.
Área de Archivo de Concentración: Es responsable de la recepción de transferencias primarias, prevaloración de fondos, servicios de consulta a la administración universitaria. Colabora en el Grupo Interdisciplinario y el Comité de Prevaloración Documental, realiza las transferencias secundarias al Área de Archivo Histórico y/o la baja documental.
Área de Archivo Histórico: Coordina el incremento de fondos y colecciones documentales a través de la recepción de transferencias secundarias y donaciones; se encarga de la organización, descripción y conservación del patrimonio documental de la Universidad de Sonora, brinda asesoría en la búsqueda de información histórica y otorga el servicio de consulta pública a la comunidad universitaria y sociedad en general. Realiza actividades de difusión y divulgación en el Archivo General Universitario a través de actividades académicas y culturales, entre otras.
Área de apoyo técnico y logístico: Se encarga del sistema automatizado para la administración de archivos, las alternativas de soporte para la preservación de documentos históricos mediante el uso de nuevas tecnologías y el apoyo a la difusión electrónica del quehacer del Archivo General Universitario.
En el ámbito conceptual, el Archivo General Universitario de la Universidad de Sonora ha adoptado la concepción de la concentración y flujo de los documentos, aplicando la siguiente fórmula:
Los documentos al perder su utilidad administrativa, deben ser transferidos desde las unidades productoras en Archivo de Trámite al Archivo de Concentración, de manera organizada y sistemática. En esta instancia los archivos se conservan debidamente ordenados y bajo condiciones de conservación que permiten además de su preservación, la localización y consulta expedita. Los documentos permanecen en esta área hasta que dejan de ser útiles a la administración y adquieren valores históricos, transferidos al Área de Archivo Histórico.
En el Área de Archivo Histórico los fondos y colecciones documentales se organizan y se elaboran los instrumentos de consulta: guías, inventarios y /o catálogos, para facilitar el acceso de la consulta pública a la comunidad universitaria y sociedad en general.
El equipo de trabajo del AGEUS está convencido de la importancia que tiene la información a la sociedad y, la conveniencia de que esté debidamente organizada y conservada, por lo que sus esfuerzos están encaminados a coadyuvar a fomentar la cultura y conciencia archivística no solo de la comunidad sonorense sino del País.
El Archivo General Universitario es integrante de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (RENAIES, A.C.), de la Red de Archivistas de Sonora (RAS,A.C.) y de la Red de Historia de las Universidades Estatales de México (REHUMEN).
La Universidad de Sonora a través del Archivo General Universitario esta inscrito en el Archivo General de la Nación en el Registro Nacional de Archivos con el código MX/728/14062023.